Home > Admin >

Vereinseinstellungen verwalten

Vereinsangaben

Das Feld Name ist obligatorisch und wird als Titel auf der Website und im Probenplan, Kalender etc. angezeigt.

Die Felder Adresse 1, Adresse 2, PLZ, Ort, Land, Telefon, Email, Website dienen vor allem internen Zwecken und sind optional.

Als Logo kann eine JPEG- oder PNG-Datei hochgeladen werden. Zur Anzeige wird das Logo automatisch auf 45px Höhe verkleinert.

Plan

Der Grundplan für die Anzeige der An- und Abwesenheiten besteht aus einer bestimmten Anzahl von Zeilen und Spalten. Hier können Breite (Anzahl Spalten) und Höhe (Anzahl Zeilen) den Bedürfnissen des Vereins angepasst werden (standardmässig sind 15 Spalten und 12 Zeilen eingetragen).

Abmeldungen und Warnungen

Spätestmögliche Abmeldung

Hier kann eingestellt werden, wieviele Stunden vor einem Anlass noch eine Abmeldung per bin-dabei.ch möglich ist (mit der Idee, dass ganz kurzfristige Abmeldungen direkt den Verantwortlichen mitgeteilt werden sollten).

Wenn ein Konzert um 20:00 beginnt und für Auftritte eine Grenze von 2 Stunden eingestellt ist, sind die An- und Abwesenheiten für dieses Konzert ab 18:00 gesperrt.

Der Wert (in Stunden) kann für Proben und Auftritte getrennt definiert werden.

Warn-Emails bei kurzfristigen Abmeldungen

Bei kurzfristigen Abmeldungen (d.h. Tage vor einem Anlass) können (getrennt für Proben und Konzerte) Warn-Emails an die Verantwortlichen geschickt werden.

Dafür kann eine Grenze von Anzahl Tagen vor dem Anlass (z.B. 7 Tage = 1 Woche) und eine Liste von Empfänger-Emails (mehrere Emails per Komma trennen) definiert werden.

Wenn zum Beispiel für Konzerte eine Grenze von 14 Tage und die Email-Adresse der MUKO-Präsidentin eingetragen wurden, erhält diese ein Email, wenn sich 10 Tage vor dem Konzert jemand abmeldet, und kann allenfalls noch eine Aushilfe organisieren.

Wird die Anzahl Tage oder die Liste der Emails freigelassen, werden für diese Kategorie (Probe oder Konzert) keine Emails verschickt.

Andere Einstellungen

Bezeichnung Probenplan: Wenn das PDF mit den Terminen einen anderen Titel als "Probenplan" tragen soll (z.B. "Programm"), kann dieser hier eingetragen werden. Wird nichts eingetragen, wird standardmässig "Probenplan" verwendet.

Bezeichnung Abgesagt: Anlässe können als "Abgesagt" markiert werden. Damit wird ein Anlass nicht gelöscht, sondern durchgestrichen dargestellt und der Titel mit einem vorangestellten Text versehen, der hier definiert ist. Standard ist "- ABGESAGT! –". Ist das Feld leer, wird kein zusätzlicher Text eingefügt.

Email-Tasten nur für Admins: Auf der Startseite besteht die Möglichkeit, eine Email an alle Benutzer:innen zu generieren (siehe Email an alle). Soll diese Funktion nur für Admins zur Verfügung stehen, kann das hier markiert werden.

Anwesenheiten nur für Admins: Sollen der Plan und die Liste mit den An- und Abwesenheiten nur für Admins sichtbar sein (um den von gewissen Vereinen befürchteten Effekt "Meine Registerkolleg:innen sind alle abgemeldet, dann komme ich auch nicht" zu verhindern), kann das hier markiert werden.

Begründung obligatorisch: Wenn bei einer Abmeldung obligatorisch eine Begründung eingetragen werden soll, kann das hier aktiviert werden.

Regex für gültige Begründung: Standardmässig wird als Begründung ein beliebiges Zeichen (ausser Leerzeichen) im Begründungsfeld akzeptiert. Sollen strengere Regeln gelten, kann dies hier mit einem regulären Ausdruck definiert werden. So bewirkt z.B. der reguläre Ausdruck

\w.*\w

dass mindestens zwei "echte" Buchstaben (d.h. Satzzeichen zählen nicht) mit oder ohne Leerschlag dazwischen eingegeben werden müssen.

Hat nur eine Wirkung, wenn die Begründung für eine Absage obligatorisch ist (s.o.)

Details im Probenplan: Wenn die zusätzliche Informationen zu einem Anlass wie Tenue, Programm oder Bemerkungen direkt im Probenplan angezeigt werden sollen, kann dies hier aktiviert werden.

Mitgliederverwaltung: Wenn die zusätzlichen Felder und Funktionen für die Mitgliederverwaltung (siehe Benutzer:innen > Mitgliederliste) angezeigt werden sollen, kann dies hier markiert werden.

Covid Zertifikate: : Wenn die zusätzlichen Felder und Funktionen für die Verwaltung der Covid-Zertifikate angezeigt werden sollen, kann dies hier markiert werden.

Notenverwaltung

Nur bei abonnierter Notenverwaltung verfügbar

Aufgebot per Email

Zu den einzelnen Anlässen kann automatisch eine Email mit dem Aufgebot und allen in bin-dabei.ch verfügbaren Informationen erstellt werden. Die entsprechenden Vorlagen (Templates) für Email-Betreff und Email-Text können hier angepasst werden.

Platzhalter

Um die Informationen in den Text einbetten zu können, stehen diese Platzhalter zur Verfügung:

• [organisation-name] = Name des Vereins
• [event-date] = Anlass Datum
• [event-title] = Anlass Titel
• [location] = Ort
• [repertoire] = Programm/Noten
• [tenue] = Tenue
• [notes] = Bemerkungen

Standard-Templates

Email-Betreff

Für den Email-Betreff lautet die Standard-Einstellung wie folgt:

[organisation-name]: [event-date] [event-title]

was z.B. folgenden Betreff ergeben kann:

Musikverein Testingen: So. 28.07.25 16:00 Kirchenkonzert

Email-Text

Für den Email-Text lautet die Standard-Einstellung wie folgt:

Liebe Musikantinnen und Musikanten

Hier das Aufgebot für den [event-date]: [event-title]

Ort: [location]

Programm/Noten: [repertoire]

Tenue: [tenue]

[notes]

Musikalische Grüsse
[organisation-name]

was z.B. folgendes Email ergeben kann:

Liebe Musikantinnen und Musikanten

Hier das Aufgebot für den So. 28.07.24 16:00: Kirchenkonzert

Ort: Ref. Kirche Testingen

Programm/Noten: Gemäss Programm Kirchenkonzert

Tenue: Uniform komplett

Instrumentendepot im Kirchgemeindehaus

Musikalische Grüsse Musikverein Testingen